سياسة المشاركة الإلكترونية

المقدمة: 

في إطار جهود الجامعة الرقمية لتطبيق مفهوم المشاركة الإلكترونية واستطلاع آراء العموم باعتبارها جزء لا يتجزأ من عملية صنع القرار فقد أتاحت الجامعة الإفادة عبر الوسائل الاجتماعية كالموقع الإلكترونية وقنوات استطلاعات الرأي والشكاوى والاقتراحات والاستفادة من خبرات المختصين وخبرات أعضاء هيئة التدريس في الجامعة بما يسهم في صناعة القرار ورسم السياسات المستقبلية وتعمل الجامعة على متابعة تلك المشاركات ومراجعتها قبل النشر بما يدعم تحقيق أعلى مستويات الشفافية والارتقاء بالحوار بين الطرفين للوصول إلى الأهداف المأمولة وذلك إيمانا منها بأهمية الحوار البنَّاء حيث تمنح تلك المشاركات فرصة لقياس مدى ملاءمة قراراتها لأصحاب الشأن ،بالإضافة إلى مساعدة الجامعة في مراجعة سياساتها وتعديلها من أي قصور قبل اعتمادها وتنفيذها.
تعزز هذه الوثيقة أيضاً توجه المشاركة المجتمعية والتفاعل مع المستفيدين كأحد أبرز مستهدفات الجامعة وفقاً لرؤية المملكة 2030 والتي تضمنت دعم قنوات التواصل بين القطاعات الحكومية والخاصة من جهة وبين المستفيدين من جهة أخرى وتيسير سبل التفاعل والاستماع إلى آرائهم ومعرفة وجهات النظر المختلفة.

الأهداف:

• تعزيز مبدأ الشفافية في اتخاذ القرارات.
• تعزيز مبدأ البناء التعاوني للأنظمة واللوائح.
• دعم قنوات التواصل مع المستفيدين ورفع مستوى المشاركة مع القطاعات الحكومية والخاصة ومجتمع الأعمال.
• دعم تبني آليات المشاركة الإلكترونية.
• زيادة استخدام القنوات الإلكترونية.
• ضمان استجابة الجامعة لملاحظات مستفيديها.

نطاق تطبيق سياسة المشاركة الإلكترونية:

جميع القنوات الإلكترونية المستخدمة في الجامعة مثل المواقع والمنصات وتطبيقات الأجهزة الذكية والبريد الإلكتروني ومراكز الاتصال ومواقع التواصل الاجتماعي وغيرها من الوسائل التي تستهدف المشاركة الفعالة والتفاعل بين الجامعة والمستفيدين.

شروط وضوابط المشاركة الإلكترونية:

• أن تتوافق المشاركة مع أنظمة وقوانين المملكة العربية السعودية.
• أن تتوافق المشاركة مع اللوائح الخاصة بجامعة الملك سعود.
• أن تكون المشاركة بلغة واضحة سهلة الفهم.
• أن تكون المشاركة ذات طرح موضوعي وموجز.
• أن تخلو المشاركة من أي عبارات أو أهداف مسيئة.
• أن تخلو المشاركة من أي انتهاك للحقوق الفكرية.
• أن تخلو المشاركة من نشر أي بيانات شخصية أو أمنية.
• أن تخلو المشاركة من أي إيحاء تجاري أو ترويجي أو غير مرغوب فيه.
• عدم تكرار ارسال المشاركة لأكثر من مرة.

الفئات المستهدفة:

• أعضاء هيئة التدريس.
• موظفي الجامعة ومنسوبي الشركات المتعاقدة مع الجامعة.
• الطلاب.

الجهة المعنية في الإشراف على المشاركة الإلكترونية:

تشرف عمادة التعاملات الإلكترونية والاتصالات بجامعة الملك سعود على سياسة المشاركة الإلكترونية وآلية تنفيذها ومراجعتها والتحقق من التزامها بأنظمة المشاركة الإلكترونية في الجامعة والتي تتضمن مشاركات وأراء العموم في تطوير الأنظمة والسياسات وطرح الأفكار.

أدوات المشاركة المتاحة:

أتاحت الجامعة جميع أدوات المشاركة الاجتماعية الإلكترونية الممكنة كالموقع الإلكتروني ،ووسائل التواصل الاجتماعي ومنصات التواصل المباشر واستطلاعات الرأي ،والاستبانات وقنوات الشكاوى والاقتراحات وصحيفة رسالة الجامعة ،كما أن الجامعة قد تستعين بوسائل الإعلام الأخرى حسب ما تراه مناسبا لطبيعة الموضوع وأبعاده.

اللوائح والإجراءات:

يعتبر التفاعل والمشاركة في وسائل المشاركة الاجتماعية الإلكترونية المتاحة من قبل الجامعة إحدى وسائل المساهمة في عمليات صناعة القرار وتحسين جودة الخدمات ،كما تلتزم الجامعة بنشر نتائج عمليات المشاركة الإلكترونية المستخدمة في صناعة القرار ،ولا يعد ذلك ملزماً إلزاماً قطعياً عليها.
كما أن المشاركة الإلكترونية في صناعة القرار تمر بمراحل قياسية حتى يتم اتخاذ القرار بشكله النهائي ،وللجامعة الحق في تعديل أو تسريع أو تجاوز بعض المراحل حسب المواضيع المطروحة ،وتشمل هذه المراحل الآتي:

أولاً: طرح الموضوع
يتم في هذه المرحلة نشر الموضوعات إلى الجمهور المستهدف أو إلى العموم ،وتتقدم الجامعة بطلب المشاركة الإلكترونية في صناعة القرار عبر أدوات المشاركة المتاحة ،حيث يتضمن الطرح تعريفاً واضحاً للموضوع وأهدافه والمدة الزمنية له ووسائل المشاركة المتاحة والفئة المستهدفة.

ثانياً: جمع الآراء والمشاركات
عند طرح موضوع وبعد انتهاء المدة المحددة للمشاركة يتم إغلاق باب المشاركات وجمع المشاركات والآراء التي تعزز وضع السياسات والإجراءات وتسهم بشكل فاعل في اتخاذ القرارات وتحسين جودة الخدمات المقدمة ،كما يتم تصنيف تلك الآراء والمشاركات حسب طبيعتها بما يساهم في سهولة صناعة القرار.

ثالثاً: تحليل المشاركات
بعد إغلاق المشاركات في الموضوع يتم فرز المشاركات وتحليلها واستخدام المناسب منها في صناعة القرار ورسم السياسات.

رابعاً: إعلان القرار والنشر
يتم في هذه المرحلة إعلان ما تم اتخاذه من إجراءات على المشاركة مع وضع الردود المناسبة لأبرز المشاركات ما أمكن ذلك ،ويتم بعد ذلك إعلان القرار المتخذ عبر ما تراه الجامعة مناسبا من وسائل الإعلام.

خامساً: الأرشفة
يتم في هذه المرحلة أرشفة جميع وثائق عملية المشاركة الإلكترونية التي ساهمت في صناعة القرار ،وإعداد تقرير عن كامل مراحل المشاركة يوضح الدراسة ،التبريرات ،السياسات ،القرارات المتخذة ،العقبات خلال عملية المشاركة والتوصيات المستقبلية.

إخلاء مسؤولية:

تخلي جامعة امللك سعود ممثلة بإدارتها وجميع منسوبيها أي مسؤولة تترتب عن نشر مشاركات أو تعليقات أو ملاحظات عبر وسائلها الإلكترونية للمشاركة ،كما تعتبر غير مسؤولة عن كل ما يترتب على نشر أي ملاحظات أو تعليقات سلبية عبر وسائلها الإلكترونية للمشاركة.
وتنوه الجامعة بحقها في اتخاذ قرار النشر وعدمه أو الحذف الجزئي أو الكامل حسب ما تقتضيه لائحة الشروط والأحكام والسياسات الخاصة بها والقوانين العامة المطبقة في المملكة العربية السعودية بما في ذلك إعادة نشر النتائج بالطريقة التي تراها مناسبة دون إلزام بالتوضيح للطرف الآخر.